شؤون المنتسبين ( إدارة الاشتراكات )

تحتفظ الغرفة من خلال إدارة شئون المنتسبين بملفات تحتوي على بيانات ومعلومات عن المشتركين ونماذج لتواقيعهم وأختامهم . من خلال نظام متطور للحاسب الآلي ليسهل الرجوع لمثل هذه العمليات بسرعة بالغرفة ودقة متناهية ، فتتمكن الغرفة بسهولة من توفير كل ما يتعلق للمشتركين من معلومات عندما تتأكد من صحة الأختام والتواقيع على المحررات والمستندات والشهادات التي يحتاجها لمباشرة أعماله ، وبتصديق الغرفة على ذلك تكتسب هذه المحررات صفة التأكيد والثبوتية ، فيتمكن من استخداماتها وتمنح له شهادة الانتساب بالدرجة التي تتناسب مع نشاطه الاقتصادي وتتاح له فرصة الاستفادة من مختلف الخدمات التي تقدمها الغرفة.

التصديق على المعاملات

1- أن يكون طالب التصديق عضواً مسجلاً بالغرفة ومسدداً للاشتراك حتى تاريخ تقديم الطلب .

2- أن يكون اسم وتوقيع المسئول مطابق لما هو معتمد لدى الغرفة .

3- أن يكون الاسم التجاري ورقم السجل / الترخيص في المطبوعات والختم والمعلومات مطابقة لما هو مسجل لدى الغرفة .

4- أن تكون الوثيقة مستوفاة لكافة محتوياتها دون كشط أو تعديل أو فراغ .

5- أن يكون محتوى الوثيقة متوافقاً مع النشاط المدون بالسجل التجاري .

6- أن لا يتعارض محتوى الوثيقة مع التعليمات الواردة إلى الغرفة من الجهات الحكومية المعنية ومع القيم والأخلاق ومبادئ الدين الحنيف .

1- استلام الوثيقة من قبل مسئول التصديق .

2- مراجعة الوثائق والتأكد من توافقها مع شروط التصديق .

3- وضع ختم التصديق .

4- وضع اللاصق في المكان المناسب للختم .

5- إدراج توقيع الموظف على ختم التصديق .

6- إدخال العملية في الحاسب الآلي .

7- استلام الرسوم المستحقة ( 25 ريال ) عن كل عملية تصديق .

8- تسليم المعاملة إلى مندوب المنشأة .

1- المحررات والمستندات الصادرة من منشأة غير منتسبة لدى الغرفة أو غير مجددة لانتسابها ، أو موقعة بتوقيع غير مطابق أو غير معتمد لدى الغرفة .

2- التفويض الشامل لغير السعودي .

3- تفويض غير السعودي في الأمور المالية كاستلام المستحقات الخاصة بالمنشأة نقداً أو بشيك باسمه أو مناولته.

4- تفويض غير السعودي بالتعقيب ومراجعة الدوائر الحكومية .

5- تفويض غير السعودي بأعمال التخليص الجمركي حيث أن أعمال التخليص الجمركي مقصورة على السعوديين بمقتضى نظام الجمارك ولائحة الموانئ .

6- تفويض غير السعودي لاستقدام عمالة من الخارج باستثناء المكاتب المتخصصة لذلك .

7- التفويض الشامل المطلق الغير محدد المدة والصلاحيات .

8- عقود وخطابات الإعارة التي تسمح للعمالة في مزاولة العمل عند غير الكفيل .

9- تفويض السائق غير السعودي بقيادة سيارة أو شاحنة ما لم يكن هذا السائق تحت كفالة مالكها السعودي ويحمل إقامة نظامية .

10- المحررات والوثائق الصادرة من المنشآت الأجنبية والعربية بلغة أجنبية ( غير العربية ) وخاصة إذا كان النص ذو علاقة بمعاملات وعلاقات تجارية داخل المملكة أو سفاراتها بالخارج ، وتكليف المنتسبين باستعمال اللغة العربية في جميع المراسلات .

11- الكفالات المالية والمبايعات والعقود الملزمة مالياً لا تصدق إلا بحضور صاحب التوقيع شخصياً أمام الموظف المختص بحدود صلاحياته ، ويستثنى من ذلك الكفالات الموجهة لإدارات المرور والشرطة واستمارات شركة الاتصالات .

12- التفويض بالبيع على ظهر السيارة بأي شكل من الأشكال ، وبالأخص إذا كان البائع أجنبيا حيث لا يستبعد أن يكون متستراً عليه من قبل كفيله السعودي .

13- تفويض غير السعودي بتسويق الذهب أو المجوهرات وحملها والتنقل بها .

14- المبايعات للمنشآت الصحية ( مستشفى – مستوصف – صيدلية ) إلا بعد تقديم ما يثبت عدم ممانعة الشئون الصحية .

15- عقود بيع العقارات داخل وخارج المملكة .

16- التفويض أو التوكيل الذي يتصرف فيه الوكيل لصالح نفسه لمخالفته لأحكام الفقه الإسلامي والقواعد القانونية العالمية إلا أن تكون له الصلاحية في نص الوكالة .

17- الشيكات والكمبيالات وسندات الأمانة أو الأمر .

18- أوراق المنشآت المختومة والموقعة الفارغة من النصوص أو الخالية من اسم المنشأة أو شعارها ويجب في هذه الحالة إيقاف التصديق والاتصال بالمنشأة للتأكد من صدور المستند عنها ، وإبداء النصيحة لهم وتوضيح الأضرار التي قد تترتب على المؤسسة من جراء ذلك .

19- المستندات الخاصة بمنشآت غير مسجلة بالغرفة ومصادق عليها من منشأة مسجلة .

20- المستندات الخاصة بالأفراد والمصادق عليها من منشأة منتسبة للغرفة عدا ذوي صاحب المنشأة كالأب و ألام والأخ والأخت والزوج والزوجة والابن والبنت ، حيث يلزم أحياناً المصادقة على خطابات معينة وبالتحديد للعمالة المنزلية كالخادمة أو السائق .

21- التراجم للوثائق العامة والخاصة حيث أن ترجمة مثل هذه الوثائق والمحررات يجب أن تؤول إلى الجهة الرئيسية التي صدرت منها الوثيقة أو المحرر ، عدا التراجم الخاصة بالمحررات والمستندات الصادرة من وزارة التجارة .

22- صورة السجل التجاري .

23- إذا كان الاسم التجاري ورقم السجل / الترخيص على المطبوعات والأختام غير مطابق لما هو مدون بعضوية المنتسب .

24- طلبات الزيارة والاستقدام وتفاويض الجوازات والمعاملات الخاصة بغير السعودي المذيلة بتوقيعه شخصياً كالخروج وعودة أو التعريف .

25- الشهادات العلمية الأكاديمية الصادرة من المنشآت التعليمية كالمدارس الخاصة أو مراكز التدريب المهنية إلا بعد التحقق من وجود ترخيص حكومي بمزاولة الأعمال موضوع المستند أو الشهادة ، ومثال ذلك قيام مركز تدريب أو مدرسة خاصة من المنتسبين بفتح فرع خاص بالنساء ، حيث يلزم في هذه الحالة الحصول على ترخيص خاص من إدارة تعليم البنات .

26- عقود الشراكة التجارية بين سعودي وأجنبي لعدم جوازه ومخالفته للنظام العام .

27- تفاويض الاستيراد لغير السعودي والتي لم يحدد فيها نوع البضاعة وبلد المصدر وتحديد الميناء أو الجمرك الذي سيتم دخول البضاعة عن طريقة ، وأن يكون التفويض صالح لمرة واحدة فقط .

28- طلبات الاستقدام المحررة من مكاتب الخدمات العامة ، لعدم جواز ممارسة نشاط الاستقدام من قبل مكاتب الخدمات العامة .

29- توكيل غير السعودي لذويه في بلادهم مهما كان موضوع التوكيل .

30- المحررات الصادرة عن المنشأة ، ولا تتوافق مع نشاط تلك المنشأة المعتمد في استمارة السجل التجاري .

31- عقود بيع المعدات الزراعية لا جانب من اجل التصدير للخارج إلا بعد تقديم ما يثبت عدم ممانعة البنك الزراعي في المنطقة ، حيث أن غالبية هذه المعدات مقدمة كدعم من الدولة للمزارعين أو بقروض زراعية من البنك الزراعي .

32- عقود الزواج والطلاق والتفويض لها .

33- المحررات والمستندات المخالفة للشريعة الإسلامية أو الآداب العامة أو النظام العام .

34- عقود التنازل عن المقاولات والتعهدات من الباطن ، ما لم يرفق بالتنازل موافقة خطية موثقة من الجهة التي يجري التنفيذ لصالحها .

35- عقود العمل التي تتضمن تعيين الغير سعودي أميناً للصندوق أو متعاملاً في الشئون والمسائل المالية وشئون الموظفين .

36- الكفالات التي تصدرها المنشأة على العمالة الأجنبية التي ليست على كفالتها كالمتعلقة بالمرور أو الهاتف أو عقود الإيجار وغيرها .

37- الوثائق والمحررات الغير مألوفة ، والمحتواة على نصوص غير منطقية .

1. تعبئة الاستمارة ( استمارة طلب الانتساب ) و نماذج التوقيع بدقة و ختمها

2. حضور صاحب المنشأة أو الوكيل الشرعي (على أن تكون الوكالة الشرعية جديدة و تنص على إدارة المنشأة و التوقيع عنها) إذا كانت وكالة موكل 

3. صورة من السجل التجاري المجدد أو الترخيص مع إحضار الأصل للمطابقة

4. خطاب تفويض في حالة وجود مفوضين بالتوقيع معتمد من صاحب الصلاحية نظاما

5. صورة من بطاقات الأحوال المدنية أو الإقامة للمفوضين بالتوقيع مع الأصول للمطابقة ( على أن يكون المقيم على كفالة المنشأة )

6. يجب أن يكون الختم بنفس مسمى و رقم للسجل أو الترخيص المقدم للاشتراك

7. إذا كان للمسئول الأول في المنشأة توقيع في اشتراك سابق يطابق توقيعه من غير حضوره.

1. تعبئة الاستمارة ( استمارة طلب الانتساب ) و نماذج التوقيع بدقة و ختمها

2. حضور رئيس مجلس الإدارة أو المدير العام أو من يمثل الشركة نظاما (بموجب عقد التأسيس)

3. صورة من السجل التجاري أو الترخيص المجدد مع إحضار الأصل للمطابقة

 

4. صورة من عقد التأسيس وملحقاته إن وجد مع إحضار الأصل للمطابقة

5. قرار الشركاء بتعيين ريس ( رئيس ) مجلس الإدارة أو المدير العام أو من يمثل الشركة نظاما إذا لم يكن مضمنا في عقد التأسيس

6. خطاب تفويض في حالة وجود مفوضين بالتوقيع معتمد من صاحب الصلاحية نظاما أو وكالة شرعية من الشركاء تنص على إدارة الشركة

7. صورة من بطاقات الأحوال المدنية أو الإقامة

8. للمفوضين بالتوقيع مع الأصول للمطابقة ( على أن يكون المقيم على كفالة الشركة )

1. تفويض فتح ملف انتساب ( مصدق من الجهات الرسمية )

2. تفويض اعتماد توقيع مع الرجوع إلى الملف والتأكد من صلاحيات المسئول

3. طلب تغيير توقيع (مفوض) مع الرجوع إلى الملف والتأكد من صلاحيات المسئول

 4. طلب تغيير توقيع (المسئول الأول) ( يشترط حضوره)

1. المسابقات التجارية.

2. الدفاتر التجارية.

3. اصدار شهادة اعادة التصدير.

4. اصدار مشهد السفر الى تايلند.

5. اصدار شهادات التعريف للمنشأت.

6. اصدار شهادات التعريف بالتجار.