الإدارات والأقسام النوعية في الغرفة التجارية الصناعية بينبع

1. تقدم هذه الإدارة عدد من الخدمات المباشرة لمنتسبي الغرفة على مدار العام دون توقف بما في ذلك أيام العطلات الرسمية ،ويتمحور مجال عملها في تصديق المستندات والمحررات للمشتركين في الغرفة ،وتسجيل الاشتراكات الجديدة ، وتجديد الاشتراكات السابقة وتحرير شهادات الانتساب وحفظ ملفات المنتسبين ، ومراجعة التواقيع وإدخالها للحاسب الآلي ، واكتشاف التزوير إن وجد في إي مستند ، حفاظاً على مصلحة المشتركين بالغرفة ، ويحتفظ قسم الاشتراكات في هذه الإدارة بملفات تحتوى على بيانات ومعلومات عن المشتركين ونماذج لتواقيعهم وأختامهم ، وذلك من خلال نظام الحاسب الآلي ، ليسهل الرجوع لمثل هذه العمليات بسرعة ودقة متناهية ، فتتمكن الغرفة بسهولة من توفير كل ما يتعلق بكل مشترك من معلومات عندما تتأكد من صحة الأختام والتواقيع على المحررات والمستندات والشهادات التي يحتاجها لمباشرة أعماله ، وبما يكسب هذه المحررات صفة التأكيد و الثبوتية ، وتمنح له شهادة الانتساب بالدرجة التي تتناسب مع نشاطه الاقتصادي نظاماً، وتتاح له فرصة الاستفادة من مختلف الخدمات التي تقدمها الغرفة ، وتقوم الغرفة باستخدام اللاصق الأمني للتصديق على الوثائق والمستندات حفاظا على مصالح منتسبيها ومنعا للتزوير ولتوفير الحماية للوثائق المصادق عليها .
 
2. خدمات ( التصديق الالكتروني) : تقدم هذه الإدارة خدمة التصديق الالكتروني وتفعيل طلبات التأشيرات لاستقبال العمالة وتأشيرات الزيارات التجارية والعائلية للأفراد المقيمين عبر رابط وزارة الخارجية ، وبما يسهل عليهم المتابعة والحصول على الموافقة الكترونياً ، دون مراجعة فرع الوزارة بجدة .

       إدراكاً من الغرفة للأبعاد الناتجة عن توسيع النطاق الجغرافي الذي تشمله خدماتها ،وحرصاً على راحة منتسبيها ،وتوفيراً لوقتهم وجهدهم ، فقد سعت الغرف لإنشاء فروع لها بكل من مدينة ينبع الصناعية ومحافظة بدر و بينبع النخل ، وذلك بهدف تقديم الخدمات التي يحتاجها منتسبي الغرفة بهذه المناطق مباشرة ودون تحمل مشقة وعناء السفر للمركز الرئيسي للغرفة بمدينة ينبع البحر ، وتسعى الغرفة حالياً لافتتاح فرع جديد لها لخدمة منتسبيها في محافظة العيص.

            تقوم إدارة الشئون الإدارية والمالية بالإشراف على أداء ومتطلبات الغرفة المالية والإدارية  وكذلك الإشراف على شؤون الموظفين ومن مهامها ما يلي :
 
1. إصدار القرارات الإدارية اللازمة لتسير العمل بالغرفة وتحديد علاقاتها بموظفيها ومسئوليتهم تجاهها ، التي يعتمدها كل من : مجلس الإدارة والأمين العام .
 
2. الاحتفاظ بسجلات بيانات السيرة الذاتية لموظفي الغرفة وإعداد التقارير المالية وبيانات الرواتب والانتدابات وخارج الدوام والإجازات  والمكافآت ، وتجهيز نماذج تقييم الأداء الوظيفي لاحتساب العلاوة السنوية للموظفين عن طريق الحاسب الآلي .
 
3. الإشراف على إعداد العقود والاتفاقيات التي تبرمها الغرفة مع الجهات الأخرى ومراجعتها ومتابعة ما فيها من التزامات على الغرفة وعلى الأطراف المتعاقدة معها .
 
4. الإشراف على توفير احتياجات الغرفة من المواد والمستلزمات الضرورية لأداء الأعمال.
 
5. الإشراف على أعمال الصيانة الوقائية لمبنى الغرفة .

            تقوم إدارة شئون الموظفين بمتابعة شؤون الموظفين الذين بلغ عددهم (37) موظفا وموظفة بالغرفة وفروعها في مدينة ينبع الصناعية ومحافظة بدر وينبع النخل وفي القسم النسائي ومتابعة سجل دوام الموظفين .

يقوم قسم المحاسبة بتنفيذ الأعمال المحاسبية للغرفة كما يلي :
 
1. تجهيز وتسجيل القيود المحاسبية وقيود الإيرادات والمصروفات بالسجل الالكتروني وحفظ هذه المعاملات في الملفات.
 
2. المطابقة الدورية لحسابات الغرفة بالبنوك مع ما هو موجود بالسجلات .
 
3. مراجعة حسابات الغرفة في البنوك يومياً لمطابقتها .
 
4. تحرير الشيكات وسندات الصرف المالية لعملاء الغرفة وموظفيها .
 
5. استلام عهدة الصرف النقدية وتحرير سندات الصرف للفواتير المستحقة .
 
6. مراجعة الحوافظ اليومية للصندوق وفرع الصناعية وفرع بدر وفرع ينبع النخل وتدقيقها وعمل القيود اللازمة لها .
 
7. عمل ميزان شهري لحركة البنود.
 
8. مراجعة الرواتب شهرياً .
            تحرص الغرفة على تدعيم خدماتها لمنسوبيها في كافة القطاعات بفعالية مستمرة ،لذلك فقد عملت الغرفة على تشكيل عدد كبير من اللجان النوعية المنبثقة عن مجلس إدارة الغرفة لكل فئة من الفئات العاملة في الاقتصاد الوطني السعودي ، على اعتبار أن هذه اللجان أحد الأدوات الهامة للتعرف بصفة مستمرة على أوضاع القطاع الخاص ومشاكله ومعوقاته والعمل على إيجاد الحلول العملية لها وتطوير بعض الأنشطة الهامة الأخرى في إطار أهداف خطط التنمية الشمولية للمملكة 0
 
           وتقوم إدارة اللجان بالإشراف على أعمال اللجان القطاعية ، حيث تعمل على إعداد جداول أعمال اجتماعات اللجان وتدوين محاضرها ومتابعة تنفيذ التوصيات ، وعمل الترتيبات للاجتماعات المشتركة للجان الوطنية المنبثقة عن مجلس الغرف السعودية .
 
و تم تشكيل عدد من اللجان النوعية يرأسها عدد من أعضاء مجلس إدارة الغرفة وعدد آخر من رجال الأعمال ذوي الخبرة والاهتمام بالأنشطة الاقتصادية بالمحافظة ، والغرفة تجد في هذا المجال تعاونا كبيرا من رجال الأعمال ذوي العلاقة  وبما يؤدي إلى تذليل العقبات والصعاب التي تواجه بعض القطاعات وبالتالي العمل على انطلاقها وتطويرها .
            تحرص الغرفة أن يكون لها الدور الفاعل والإيجابي في استقطاب وتطوير الكفاءات الوطنية ، لذلك فقد اهتمت بإنشاء مركز للتدريب والتطوير الإداري يقدم البرامج التدريبية المتنوعة في كافة المجالات التي تحتاجها منشآت القطاع الخاص السعودي بالمحافظة ، وعملت على تطوير المركز وتزويده بما يحتاج إليه من الوسائل الحديثة في مجال التدريب ، بحيث أصبح للمركز سمعته المرموقة ، وقد جاء ذلك إسهاما من الغرفة في تأهيل الكوادر الوطنية  وتحقيق أهداف توطين الوظائف وذلك مواكبة لسياسة الدولة في مجال توظيف وتأهيل الشباب السعودي ، كما أن لهذه الإدارة تعاونها المستمر مع البرنامج الوطني للتدريب والتوظيف وحققت نتائج طيبة في هذا المجال وقد وقعت الغرفة اتفاقية تعاون فيما بينها وبين صندوق المئوية بهدف تهيئة الفرص لشباب وشابات المحافظة للاستفادة من خدامات الصندوق في تمويل ورعاية المشروعات الصغيرة .
 
               ويتمتع مركز التدريب في ” غرفة ينبع ” بخبرات واسعة وحقق نتائج مميزة على مدار السنوات السابقة،  ويأخذ المركز في الاعتبار الدور الهام للتدريب في تحقيق التنمية الاقتصادية والاجتماعية، و تكوين جيل جديد على مستوى عالي من الكفاءة في تنفيذ الأعمال حيث تخرج منه المئات من شباب المحافظة والمناطق المجاورة ، ،ويعمل مركز التدريب والتوظيف بالغرفة على تقديم الدورات التدريبية المتخصصة رفيعة المستوى بمختلف أنواعها ومجالاتها لكافة الهيئات والمؤسسات العامة والخاصة العاملة بالمحافظة سواءً داخل المملكة أو خارجها في الدول التي تتمتع  بمناخات  تدريبية متميزة حقول التدريب المتنوعة ، وذلك من خلال عدد من الاتفاقيات ومذكرات التعاون مع عدد من الجهات والشركات الرائدة في مجال التدريب .

           تهدف إدارة العلاقات العامة  إلى الوصول لمختلف شرائح المجتمع من خلال التعريف بدور الغرفة ومسؤولياتها باعتبارها حلقة الوصل بين القطاعين الحكومي والأهلي ، كما تعمل على توثيق الصلة بين الغرفة والمنتسبين من جهة وبين الغرفة والهيئات والدوائر الحكومية من جهة أخرى ،وبما ينعكس إيجابا على مستوى الأداء وإنجاز الأعمال ، بالإضافة للمشاركة في تنظيم المناسبات التي تشرف عليها أو تشارك فيها الغرفة كالمهرجانات والندوات واللقاءات والمعارض ، ومتابعة وتنسيق البرامج الزمنية للاجتماعات المحلية ومشاركات الغرفة في اللقاءات وتنظيم المحاضرات واستقبال الوفود والاستعداد لذلك والمتابعة بشأنها مع جهات الاختصاص ، ومتابعة الصورة الإعلامية للغرفة من خلال قيامها بتغطية مناسبات ونشاطات الغرفة إعلامياً .

            مواكبة من الغرفة لتطبيق المفهوم الشامل للإدارة الالكترونية فقد أصبح التعامل مع منتسبي الغرفة ومراجعيها عبر الحاسب الآلي ، وذلك بهدف التسهيل عليهم وتزويدهم بما يحتاجونه من خدمات  ، وبما ساعد على سرعة إنجاز وتدقيق المعاملات ومطابقة التواقيع إلى غيرها من الخدمات ، ويقوم قسم الحاسب الآلي بتزويد الإدارات والأقسام الأخرى بما تحتاجه من بيانات ومعلومات وأعمال صيانة 0
 
            وانطلاقا من خطة الغرفة نحو الارتقاء بالخدمات التي تقدمها  فقد عملت الغرفة على إدخال أنظمة إلكترونية متطورة في مجال الحاسب الآلي لإدارات وأقسام الغرفة حيث قامت هذه الإدارة بتطوير عدد من البرامج المستخدمة وإدخال التحسينات عليها حسب حاجة العمل المستجدة وهذه البرامج هي :
 
1. تصميم نظام الشئون الإدارية .
 
2. نظام الشئون المالية.
 
3. نظام الصادر والوارد الداخلي والخارجي .
 
4. نظام الدوام الالكتروني .
 
5. نظام الأرشفة الكترونية لملفات المنتسبين .
 
6. نظام عمليات التخفيضات .
 
7. نظام الاستئذان ونظام طلب الإجازات الالكتروني .
 
8. متابعة تطبيق النظام الموحد لخدمات المنتسبين الذي يربط الغرفة مع مجلس الغرف والغرف الشقيقة.
            تولى هذه الإدارة اهتمامها بالبحوث والدراسات والتقارير والكتب الإرشادية وأوراق العمل في كافة أوجه النشاط الاقتصادي والتي تساهم في إفساح المجال أمام منشآت وأفراد القطاع الخاص وفتح أبواب جديدة في مجالات التصنيع والزراعة والسياحة والتسويق وتشغيل القوى العاملة الوطنية ، لتقديمها لرجال الأعمال والمهتمين بهدف دعم الاقتصاد الوطني وبما يساعد على تحقيق الأهداف بدرجة عالية من الكفاءة ، والتمكن من حصر وبلورة المشكلات التي تواجه القطاع الخاص واقتراح الحلول المناسبة لها .
 
        كما تعمل هذه الإدارة على توفير المعلومات التي تهم رجال الأعمال والمستثمرين ، وتشتمل هذه المعلومات على بيانات عن الشركات والمؤسسات إضافة لمعلومات عن السلع والمنتجات وتوفير المعلومات الاقتصادية والبيانات والإحصائيات وجعلها في متناول المنتسبين وغيرهم من الباحثين والدارسين والجهات المعنية ، كما تعمل الغرفة على الاحتفاظ بالنظم والقرارات ذات العلاقة بالنشاط الاقتصادي وذلك من خلال ما يلي :
 
1. توفير البيانات الإحصائية من واقع الإحصائيات الرسمية الصادرة عن الجهات الرسمية.
 
2. الرد على الاستفسارات التي ترد من الجهات الرسمية أو الخاصة أو الأفراد .
 
3. تزويد القطاع الخاص بالتعاميم والتعليمات الصادرة عن الجهات الرسمية بالدولة أولا بأول وإرسالها إلي جميع المنتسبين.
 
4. التنسيق مع الوزارات والغرف التجارية لتوفير المعلومات لرجال الأعمال والمنتسبين.
 
5. التعريف بالمعارض والندوات والمؤتمرات والفرص التجارية والاستثمارية المتاحة
 
6. تقديم المعلومات والتسهيلات لعدد من الأكاديميين والتعاون مع الجهات المعنية من اجل إنجاز البحوث والدراسات كجزء من دور الغرفة في تشجيع البحث العلمي ومساعدتهم بما يتوفر لدى الغرفة من إمكانيات تعينهم على إنجاح مهمتهم.

           يقوم قسم الاتصالات الإدارية بإصدار ومتابعة وصول كافة المعاملات الصادرة عن الغرفة للجهات الخارجية ، ويستقبل في الوقت نفسه المعاملات الواردة للغرفة من جميع الجهات والإدارات المختلفة بالمملكة وخارجها ، ويقوم بتسجيل المعاملات التي ترد عن طريق البريد أو عن طريق الفاكس أو البرقيات ، أو المسلمة باليد من القطاعين الحكومي والخاص ، كما يعمل هذا القسم على تصنيف المعاملات الخاصة بالأمانة العامة والجهاز التنفيذي والمعاملات الخاصة بمجلس الإدارة ، ليتم عرضها على ذوي الاختصاص.

        يستقبل هذا القسم تصاريح التخفيضات والمسابقات التجارية من الراغبين من منتسبي الغرفة ثم يقوم بقيدها الكترونياُ والمتابعة بشأنها مع الجهة المختصة بوزارة التجارة والصناعة لاستكمال إجراءات صدورها.

       تقدم الغرفة الاستشارات القانونية في المجالات التجارية والصناعية إلى رجال الأعمال من سعوديين وأجانب سواءً كانوا أفراداً أو مؤسسات أو شركات ، فتقوم بالإجابة على استفساراتهم وتساؤلاتهم عن السجل التجاري والعلامات الفارقة والشركات والوكالات التجارية والغش التجاري والأوراق التجارية واستثمار رأس المال الأجنبي وكيفية تأسيس المشروعات الاقتصادية ونظم الاستيراد والتصدير وإعادة التصدير وغيرها من الموضوعات التي تهمهم وتتعلق بأنشطتهم التجارية والصناعية .

       تنفيذاً للقرار الوزاري بشأن مكاتب الاحتجاج (البروتستو ) في الغرف التجارية الصناعية يتولى مكتب الاحتجاج بالغرفة التوسط بين التجار وغيرهم من أجل حل الخلافات المتعلقة بالأوراق التجارية بالطرق الودية بما يحقق المصلحة المشتركة للطرفين ويخفف العبء عن القضاء ، ويتولى المكتب قيد الورقة التجارية وتحرير وإبلاغ الاحتجاج والاتصال بالمدين وإبلاغه بقبول الورقة ووفاء قيمتها أو التسوية الودية أو إثبات امتناع المدين عن القبول أو الوفاء ومن ثم الرفع بذلك لوزارة التجارة والصناعة .

        أولت الغرفة اهتماماً كبيراً بتشجيع ودعم المؤسسات الصغيرة والمتوسطة ،إيماناً منها بالدور الهام لها في دعم الاقتصاد الوطني والمساهمة في تحقيق التنمية ،وسعت إلى ذلك من خلال ما يلي :
 
1. تشجيع قيام المنشآت الصغيرة ومساعدتها للتغلب على المشاكل التسويقية والمالية .
 
2. توفير المعلومات الخاصة بوسائل التمويل المتاحة على المستوى الوطني بهدف تذليل العقبات التمويلية أمام المستثمر الصغير.
 
3. تجميع البحوث والدراسات ودراسات الجدوى الأولية التي تصدرها المنظمات والمراكز العلمية المحلية المتخصصة ووضعها في متناول صغار المستثمرين .
 
4. تنظيم الندوات وعقد اللقاءات التي تساعد على تسليط الضوء على قضايا ومشاكل المنشآت الصغيرة والمتوسطة لبحث أنسب الأساليب وأكثرها ملائمةً للمتطلبات التطويرية لهذه المنشآت.

            تعمل الغرفة على تأمين بعض النماذج التي يحتاجها رجال الأعمال المتعلقة بأنشطتهم المختلفة ، مثل شهادات المنشأ ، إعادة التصدير ، نماذج المنافست البحري ، طلبات الإعفاء الجمركي ، الدفاتر التجارية ، تفاويض الاستقدام إصدار رخص التخفيضات ، إصدار رخص أجراء المسابقات التجارية نماذج عقود الوكالات والشركات ، وغيرها مما له علاقة بأنشطة القطاع الخاص .

        تعمل الغرفة على إصدار الدليل التجاري الصناعي السياحي سنوياً للتعريف بالخدمات والإمكانات الاقتصادية المتوفرة بالمحافظة ، ولمساندة وتنشيط الحركة التجارية والصناعية والسياحية والخدمية بمنطقة المدينة المنورة ككل، ويقدم هذا الإصدار معلومات وافيه عن منتسبي الغرفة بكافة قطاعاتهم وأنشطتهم بالإضافة للأنشطة الخدمية والسياحية الأخرى بالمحافظة لكي يستفيد منه مجموع المنتسبين إلى جانب الأطراف الأخرى من المهتمين والزائرين والسائحين من خارج نطاق المحافظة .

            عملت الغرفة على استحداث هذا القسم وتزويده بالموظفات المؤهلات مواكبةً للتوجهات العامة الرامية لتعزيز دور المرأة السعودية في اتخاذ القرارات الاقتصادية الناجحة ولتهيئة البيئة الملائمة لممارسة سيدات الأعمال دورهن في عملية التنمية الاقتصادية ، ويعمل هذا القسم على :
 
1. تشجيع العناصر النسائية على المساهمة في إقامة المشروعات والصناعات الصغيرة والحرف المنزلية المنتجة.
 
2. مساعدة سيدات الأعمال على تفهم القوانين المنظمة للنشاطات التجارية والصناعية .
 
3. مساعدة الراغبات في الحصول على الوظائف في شركات القطاع الخاص باعتباره الجهة الوحيدة في المحافظة المخولة من فرع وزارة العمل باستقبال طلبات العمل من الراغبات وحصر الوظائف النسائية في شركات ومؤسسات القطاع الخاص .
 
4. تقديم الخدمات لسيدات أعمال محافظة ينبع وتذليل الصعوبات التي تواجههن في أعمالهن التجارية.
 
5. التعريف بالفرص الاستثمارية المتاحة لسيدات الأعمال في مختلف المجالات.
 
6. تشجيع دعم التجارة النسائية المنزلية والتسويق لها داخل وخارج المحافظة.

            انطلاقا من الاهتمام الكبير الذي توليه الدولة للصناعات الوطنية بتشجيعها ودعمها فقد أنشأت الغرفة مركز معارض حديث ومتكامل لاستضافة وإقامة معارض الصناعات الوطنية والاستهلاكية بهدف التعريف والترويج للصناعات والمنتجات الوطنية والتي بلغت مستوى متقدم من التنوع والجودة ، وتقوم الغرفة بالإشراف على تشغيل مركز ينبع الدولي للمعارض ، ويقع المركز خلف مبنى الغرفة مباشرة ويتكون من قاعة العرض ومستودعات ملحقة بها ومواقف للسيارات وقد تمت الاستفادة من المركز في تنظيم عدد من المناسبات  للغرفة على مدار العام إضافة لإتاحة صالة العرض بالمركز لاستخدام عدد من الجهات المتعاونة مع الغرفة .

        تتبنى الغرفة التجارية الصناعية بينبع إستراتيجية متكاملة تستهدف ممارسة دورها للمشاركة في التنمية الاقتصادية والاجتماعية ، من خلال عملها على خدمة القطاع الخاص ورعاية مصالحه، إلى جانب تعظيم الدور الاجتماعي لأصحاب الأعمال وتحفيزهم للمساهمة في العمل الخيري والاجتماعي التطوعي وترسيخ ثقافة المسؤولية الاجتماعية لديهم ، عبر التأكيد على الدور الاجتماعي لأصحاب الأعمال في الأوجه الخيرية والاجتماعية ، وتولي الغرفة في هذه المرحلة من تاريخ عملها وتطورها اهتماماً خاصاً ومميزاً بخدمة المجتمع بحيث أصبحت المساهمة في ترقيته اجتماعياً  هدفاً من أهدفها الرئيسية ، مع انتهاج الأسلوب العلمي في ممارسة هذه الأعمال بشكل مخطط ومنظم يضمن استمراريتها وتنويع وتوسعة أنشطتها ،  وتم في هذا السياق العمل على تحقيق التنسيق والتكامل في مختلف المجالات الخيرية والاجتماعية التي ترعاها الغرفة ، وتوطيد الروابط بين الغرفة والجهات الأخرى المعنية بالأنشطة الخيرية والاجتماعية ، وتفعيل حضور الغرفة ومشتركيها في مختلف فعاليات الأنشطة التطوعية ومتابعة فعاليات العمل الاجتماعي في المملكة بوجه عام ومحافظة ينبع بوجه خاص .